مستندسازی

  1. خانه
  2. chevron_right
  3. مقالات پژوهش
  4. chevron_right
  5. مستندسازی

 مدیریت دانش به معنای در دسترس قرار دادن نظام‌مند اسناد و اندوخته‌های علمی است به طوری که به هنگام نیاز در اختیار افرادی که به آن نیاز دارند قرار داده شوند تا آن‌ها بتوانند کارهای روزمره موثرتر و با بازدهی بهتر انجام دهند. مدیریت دانش شامل استراتژی و راهکار برای شناسایی، ایجاد و توزیع تجارب در یک محیط است.

اولین گام مدیریت دانش، مستندسازی می‌باشد که باعث رشد، هماهنگی و افزایش سرعت در سازمان می‌شود. مستندسازی ناظر به اقدام به مستند نمودن تجربه‌های حاصل از هر تصمیم، رویداد و فعالیت موثر در معاونت اشتغال و به بیان بهتر دانش آشکار و دانش ضمنی این معاونت می‌باشد به گونه‌ای که به واسطه این مستندسازی دسترسی به اطلاعات و اندوخته‌های علمی افراد اعم از مدیران و کارشناسان به صهولت صورت پذیرد و منجر به افزایش بازدهی افراد شود.

 به هر دو عمل توليد و استفاده از سياهه واژگان پذيرفته شده در نظام ذخيره و بازيابي اطلاعات مستندسازي مي‌گويند. يكي از فعاليت‌هاي مستندسازي، ايجاد بايگاني مستند است.

در سازمان روشی برای مستندسازی وجود ندارد و هر بخش به طور متفاوت به گرداوری اسناد و اطلاعات می‌پردازد به همین خاطر بهره‌وری از اسناد صورت نمی‌گیرد که همچنین سرعت در بهره‌وری را کاهش می‌دهد. ازدیاد تعداد مستندات و اشغال بیش از حد فضای این مستندات باعث شده تا سازمان کمیته امداد برای سهولت بازیابی اطلاعات موجود و مورد احتیاج این مستندات به فکر ایجاد یک پایگاه داده مناسب و بهره‌گیری از فرم‌های مختف برای مکانیزه نمودن سیستم مدیریت مستندات خود باشند.

یکی از عواملی که مستند‌سازی را ضروری می‌سازد واقعیت خطاپذیری حافظه سازمانی است. وقوع این امر که باید آن را ناشی از ضعف‌ها و محدودیت‌های ذهنی و سازمانی برشمرد، بر لزوم اثبات مستدل برنامه‌های ارائه شده تأکید می‌نماید. به این معنا که مستندات هر فرایند می‌بایست به گونه‌ای ارایه گردد تا با احراز اطمینان از درستی آنها اعتبار برنامه تضمین شده و نتایج حاصل از آن برای سازمان قابل اعتماد باشد.

مستند سازی برای رسیدن به 5 هدف کمک میکند: 1) کمک به بهبود فرآیندهای سازمانی 2) کمک به آموزش کارکنان جدید 3) محافظت از دانش سازمانی 4) کاهش ریسک و ثبات در عمل

وجود یک سیستم ذخیره سازی در سازمان باعث می‌شود تا کارکنان هر بخش از سازمان به آسانی به اسناد موجود دسترسی پیدا کنند و یک بازیابی هماهنگ داشته باشند. یکپارچه کردن بخش‌های مختلف امری اساسی پیش از مستندسازی می‌باشد و کارکنان سازمان برای مستندسازی اطلاعات و اندوخته‌ها در وهله‌ی اول هماهنگ و یکپارچه باید شوند.

Related Posts

نتیجه‌ای پیدا نشد.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست